TIETOSUOJASELOSTE
 

Lady Saluksen tietosuojaseloste 1.5.2020


REKISTERINPITÄJÄT


Salus Ladies Oy
Wärtsilänkatu 12 a
04410 Järvenpää
Y-tunnus: 2761198-7

REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Piia Pennanen
piia@ladysalus.fi

 

REKISTERIN YLLÄPITÄMISEN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS
 

Rekisteriä käytetään asiakkaiden asiakassuhteen ylläpitämiseksi, laskutuksen mahdollistamiseksi harjoitusohjelmien laadintaa varten ja jäsenyyteen liittyvien palveluiden tiedottamiseen sähköisesti. Asiakashistoria voidaan anonymisoituna tilastoida Lady Saluksen sisäisiin käyttötarkoituksiin. Tietojenkäsittely tehdään Euroopan tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
 

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
 

1. Lady Saluksen asiakasrekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

  •  Asiakassuhteen edellyttämät ​yhteystiedot:​ kuten nimi, osoite, puhelinnumerot ja sähköpostiosoite

  • Asiakkaan tunnistamiseen tarvittavat ​rekisteröitymistiedot:​ kuten asiakasnumero, henkilötunnus tai muu mahdollinen yksilöivä tunnus

  • Laskutusta varten tarvittavat ​laskutustiedot:​ kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot ja henkilötunnus

  • Demografiset tiedot:​ kuten ikä, pituus ja paino, joita tarvitaan henkilökohtaisten harjoitusohjelmien laadintaan tai kuntotestauksen yhteydessä

  • Asiakkaan ​vapaaehtoisesti antamat terveystiedot,​ joita käytetään henkilökohtaisten harjoitusohjelmien laadinnan tai kuntotestauksen yhteydessä

  • Alaikäisen henkilön ​huoltajan yhteystiedot​ sekä laskutukseen tarvittavat huoltajan laskutustiedot.

Asiakasrekisterissä käsiteltävien henkilötietojen antaminen on kanssamme tehtävän sopimuksen edellytys emmekä voi tehdä sopimusta ilman näitä tietoja. Käsittelyperusteemme asiakassuhteen hoidon osalta on asiakkaan ja meidän välisemme sopimuksen täytäntöönpano ja asiakasrekisterin perusteella tapahtuvan markkinoinnin osalta asiakkaan antama suostumus.
 

           2. Lady Saluksen markkinointirekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:
 

Henkilön yhteystiedot: kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli ja ikä

Markkinointirekisteriin annettujen tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen esimerkiksi osallistuessaan yrityksen järjestämiin kilpailuihin, tapahtumiin, arpajaisiin tai vastaaviin vuorovaikutustilanteisiin. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää asiakasrekisteristä.


           3. Lady Saluksen valvontakameratallennerekisteri:


Liikuntakeskuksessa on kameravalvonta. Valvontakameroiden videomateriaali tallennetaan yrityksen valvontakameran tallennerekisteriin.

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. ​Valvontakameratallenteita säilytetään asianmukaisesti tietosuojan ja tietoturvan edellyttämällä tavalla ja tiedot rajoitetaan siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään (EU:n tietosuoja-asetus 5(1)(c) artikla). Säilytämme valvontakameratallenteita viikon ajan, jonka jälkeen poistamme tallenteet palvelimelta pysyvästi. Tallenteiden säilyttäminen turvaa omaisuus- tai muiden mahdollisten rikosten tapahtumien ja vahinkojen selvittelyn.
 

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
 

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi jäsensopimuksen teon, tapahtumailmoittautumisen, kuntotesti-ilmoittautumisen tai Personal trainer -tapaamisen yhteydessä.


REKISTERIN YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT:

Asiakasrekisteri

  ● Tehden Oy 

Markkinointirekisteri

  • Tehden Oy

  • Keskuskohtainen ​asiakashallintajärjestelmä

     

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Rekisterinpitäjän työntekijät käsittelevät henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Asiakasrekisterin ylläpidon mahdollistamiseksi sekä henkilökohtaisten harjoitusohjelmien laatimista varten, henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän lukuun myös tarkoin valitut yhteistyökumppanit, jotka tarjoavat tietojenkäsittelyohjelmia edellä mainittuihin tarkoituksiin. Näissä tapauksissa takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Emme koskaan myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
 

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään viipymättä asiaankuuluvalla tavalla.

Asiakasrekisterin tietoja säilytetään lisäksi niin pitkään kuin kirjanpitolaki tai muu asiakassuhteeseen soveltuva laki siihen velvoittaa. Asiakasrekisterin käyntitiedot anonymisoidaan kun palvelusopimuksen päättymisestä on kulunut 5. vuotta.

Markkinointirekisterin tietoja säilytetään enintään 12 kk kuluttua rekisteröidyn suostumuksen antamisesta, ellei rekisteröity sitä ennen uusi suostumustaan tai tee asiakassopimusta kanssamme. Rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan myös viipymättä sen jälkeen, kun rekisteröity on peruuttanut suostumuksensa markkinointiviestien vastaanottamiseen
 

REKISTERÖIDYN OIKEUDET
 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omat tietonsa tarkistettavaksi sekä pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan häntä koskeva virheellinen tieto. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää poistamaan reksiteristä kaikki häntä koskevat, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten tiedot on kerätty. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää siirtämään henkilötiedot toiseen järjestelmään. Rekisterissä olevat tiedot toimitetaan aina pyydettäessä henkilökohtaisesti rekisteröidylle kohtuullisen ajan kuluessa (30 päivää).


TIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

  •  Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

  • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
     

TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja voidaan säilyttää EU:n ulkopuolella Microsoftin pilvipalvelussa. Henkilötietojen käsittelijä on Microsoft ja siirto perustuu Euroopan komission ja Yhdysvaltojen väliseen Privacy Shield – ohjelmaan. Näin ollen Microsoft on sitoutunut noudattamaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen asettamia vaatimuksia.


REKISTERIN SUOJAUS
 

Rekisterin käyttö tapahtuu suojatussa tietoliikenneyhteydessä. Kaikki manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.


TARKEMMAT TIEDOT
 

Tarkemmat tiedot henkilötietojen käsittelystä saat Lady Saluksen henkilökunnalta.